「イーメイト」記事　CMMSソフトウェアによるペーパーレス化

2021年10月1日 |

2021年3月31日

紛失した紙文書を探したり、再現したりすることは、企業にとって大きなコストになります。調査会社インターナショナル・データ・コーポレーションによると、従業員1,000人規模の企業では、このような作業に年間約3億から4億円を費やしています。

コンピュータ化された設備保全管理システム（CMMS）ソフトウェアは、保守活動の標準化と自動化を支援するだけでなく、ペーパーレス職場への移行を促進するデジタルプラットフォームを提供します。

設備保全管理システム（CMMS）を導入することで、ペーパーワークを廃止または大幅に削減し、デジタルドキュメントを一箇所に保存してアクセスするプロセスを開始することができます。

ペーパーレスにすることで得られる10のメリットをご紹介します。

	BEFORE	AFTER
1.	書類を探すのは困難であり、書類はサイロ化し、古くなり、重複するようになります。	ドキュメントの整理、保存、更新、アクセスを1つのシステムでどこからでも可能にします。
2.	紙のフォームでは、手書きの作業指示書は判読しづらく、エラーが発生しやすい。	メンテナンス活動やワークフローのタスクを自動化することで、時間を節約し、手入力のミスを減らすことができます。
3.	書類を紛失したり、置き忘れたり、ファイリングを間違えたりすると、オペレーショナル・エクセレンスの達成が妨げられます。	OEMマニュアル、PM、資産の作業要求や修理履歴など、重要なドキュメントを簡単に探すことができます。
4.	手書きの承認を得るためには、手間のかかる複数レベルのルーティングプロセスが必要になります。	ドキュメントを自動的にルーティングして、迅速に電子署名を獲得し、進捗状況を簡単に確認することができます。
5.	PMプロセスの伝達や変更は、不十分で混乱を招くことがあります。	作業指示書の作成前、作成中、完成後に、PM指示書を瞬時に修正・改善することができます。
6.	古いコンプライアンス規定を常に削除し、新しいコンプライアンス文書を手動で更新するのは時間がかかり、面倒です。	古くなった規定を削除し、改訂されたドキュメントをシームレスにアップロード・保存することで、適切なコンプライアンスを実現します。
7.	監査役が必要とする複数の書類を探して整理するのは手間がかかります。	カスタムレポートを数秒で作成し、監査中に計画的および非計画的な監査人の要求を即座に提供することができます。
8.	継続的な改善を測定するための詳細なメトリクスを収集し、閲覧し、分析する方法は、せいぜい非効率的です。	様々な指標を比較するための複数のタイプのレポートを迅速かつ簡単に作成できます。データを活用して、オペレーショナル・エクセレンスを推進し、機器の信頼性を向上させます。
9.	ハードコピーのドキュメントを共有してコラボレーションしようとすると、時間がかかり、苦痛を伴います。	ドキュメントを自動的に簡単に共有し、コラボレーションの機会を増やすことができます。
10.	多くの企業がデジタル版しか受け付けないようになっているため、企業間の取引は不便で複雑になっています。	デジタル化を進める他社との連携を図り、取引を簡素化することができます。

ペーパーレス化のためのヒント

意識を高め、賛同を得る。同僚や役員との話し合いを持ちましょう。ペーパーレス化によって、紙ベースの煩雑な作業記録がなくなり、仕事がやりやすくなることを説明する。
技術コストを相殺するためのコスト削減を文書化する。
保管スペース、印刷、紙の廃棄、文書検索、管理用ファイリングなどのコストを削減することで得られる推定節約額を示すデータを提供する。
紙の使用に伴う人件費を示す証拠を提示する。
紙の文書を管理・配布するための時間にかかる見落とされているコストなど、関連する驚くべき統計が掲載されているウェブサイトへのリンクを提供する。
ドキュメントルールを実践する
ドキュメントの保持、消去、保管、分類、日付設定など、企業内での統一されたドキュメント管理システムの構築を支援します。
紙に戻そうとすることを避ける。
イーメイト（eMaint）設備保全管理システム（ CMMS）の機能を上手に使いこなせるよう、同僚を教育する。将来的にペーパーレス化に適応し、維持できるかどうかを監視する。

ペーパートレイルを止める

製紙工場がなくなるにつれ、紙のコストは上昇し続けています。設備保全管理システム（CMMS）ソフトウェアは、お客様とともに成長し、ペーパーレス環境の実現や維持など、お客様独自のニーズに合わせてカスタマイズすることができます。

ペーパーレス化をお考えですか？設備保全管理システム（CMMS）ソフトウェア「イーメイト」なら、簡単に環境に配慮することができます。